Gerenciar projetos é uma habilidade fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Em um mundo cada vez mais on-time, estar atento a mudanças e melhorias é imprescindível.
Muitas ferramentas e técnicas foram desenvolvidas para auxiliar os gerentes de projetos na estruturação, gestão de mudanças e melhorias, desde a identificação, até a implementação e avaliação das mesmas. Mas, como criar estruturas de organização de um projeto? Quais ferramentas usar?
Algumas práticas, como as recomendadas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge), oferecem um qualificado conjunto de diretrizes para lidar de maneira eficaz e controlada com diferentes momentos na gestão de projetos.
Vamos lá, explorar algumas dessas ferramentas e estruturas agora mesmo.
Boas práticas e ferramentas para estruturar a Gestão de Projetos
Antes de mais nada, entender como melhor estruturar seu projeto se torna imprescindível na caminhada de melhor gerí-lo junto a sua equipe. Na visão de nossa PMO Katharinny Bione , “estes artefatos são essenciais na gestão de projetos, ajudando a organizar, planejar e comunicar o progresso do projeto.”
Entenda melhor as maneiras de organizar e especializar sua equipe com técnicas fáceis e eficientes para melhorar cada processo!
Cronograma a partir do Diagrama de Gantt
Começando pelo cronograma, recomenda-se utilizar o Diagrama de Gantt, que é uma ferramenta visual que mostra as atividades do projeto ao longo do tempo.
O diagrama de Gantt é como o calendário do seu projeto. Ele mostra todas as tarefas, quando elas começam, quando terminam e quanto tempo levarão. É como um roteiro que mantém todos na mesma página, permitindo que você acompanhe o progresso e faça ajustes conforme necessário.
Isso assegura que gestores e equipes visualizem a duração das atividades, as dependências entre elas e o progresso geral do projeto, o que é vital para o gerenciamento do tempo e garantir que o projeto permaneça no prazo.
Por exemplo, se uma tarefa está demorando mais do que o previsto, você pode reorganizar o cronograma para garantir que o projeto permaneça no caminho certo. Com o Diagrama de Gantt, fica fácil para todos na equipe entenderem o que precisa ser feito e quando, mantendo o projeto em movimento de forma suave e eficaz.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é como um mapa detalhado que guia a equipe do projeto em direção aos seus objetivos. Imagine que você está construindo um quebra-cabeça: a EAP é a imagem completa e cada peça representa uma tarefa específica.
Chamamos cada caixa da EAP de pacote de trabalho. Estas caixas depois são decompostas em partes menores e mais gerenciáveis, facilitando o planejamento, a organização, a alocação de recursos, a estimativa de tempo e custo, e o controle do projeto.
Ao quebrar o projeto em pedaços menores, torna-se mais fácil planejar, organizar e realizar o trabalho de forma eficiente. Trabalhando em colaboração com as partes interessadas, como membros da comunidade e autoridades locais, a EAP garante que nada seja esquecido e que todos entendam seu papel no projeto.
Matriz RACI para Organização de Projetos Sociais
A Matriz RACI é uma ferramenta que define as responsabilidades dos membros da equipe em relação a diferentes atividades do projeto. RACI é um acrônimo para Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Essa matriz é importante para evitar confusão sobre quem é responsável pelo quê, assegurando que todos saibam o que se espera dele e quem tomará as decisões.
A Matriz RACI define claramente as responsabilidades dos membros da equipe e ajuda a auxiliar na gestão de projetos, veja um exemplo:
- Responsável: Encarregado das tarefas principais, como o líder da equipe de construção em um projeto habitacional.
- Aprovador: Responsável por aprovar decisões importantes, como um engenheiro antes do início da construção.
- Consultado: Indivíduo com conhecimento valioso a ser consultado para decisões informadas, como membros da comunidade para entender suas necessidades habitacionais.
- Informado: Pessoa que precisa estar ciente do progresso do projeto, como doadores, parceiros ou as famílias beneficiadas.
Desenvolvimento de Indicadores de Desempenho: Estratégias SMART
O termo “SMART” em inglês, usando suas letras separadas, refere-se a objetivos que são Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais. Estabelecer objetivos SMART é crucial porque fornece direcionamento para o que o projeto pretende alcançar.
Para criar indicadores eficazes sobre auxiliar na gestão de projetos, é importante seguir os princípios SMART:
- Específico: Concentre-se na mudança esperada em cada nível, identificando quem ou o que está mudando e qual é a mudança desejada.
- Mensurável: Utilize medidas quantificáveis e mensuráveis, permitindo uma avaliação objetiva através de representações numéricas, descrições narrativas e limites geográficos.
- Alcançável: Garanta que os indicadores sejam atingíveis dentro das limitações do projeto, considerando fatores como orçamento, recursos, tempo e escopo.
- Relevante: Certifique-se de que os indicadores capturem com precisão a mudança que o projeto pretende gerar, de forma prática e econômica, refletindo seus resultados, objetivos e/ou impactos.
- Tempo: Estabeleça prazos específicos para a realização dos indicadores, alinhados com o cronograma do projeto.
Técnicas e ferramentas para potencializar a gestão de projetos
A base para lhe auxiliar na gestão de projetos é o uso de ferramentas que favorecem o planejamento. Veja abaixo algumas ferramentas e técnicas relevantes para a gestão de projetos, alinhadas com as práticas recomendadas pelo PMBOK:
1. Plano de Gestão de Mudanças:
Desenvolva um plano específico para gerenciar mudanças, incluindo procedimentos para lidar com solicitações de mudança, avaliar o impacto das mudanças e implementar mudanças de maneira controlada.
2. Registro das Mudanças:
Mantenha um registro de todas as mudanças solicitadas, aprovadas e implementadas no projeto. Isso inclui, preferencialmente, o uso de ferramentas como softwares de gestão de projetos que permitem o rastreamento e a documentação de mudanças.
3. Avaliação de Impacto:
Utilize técnicas para avaliar o impacto potencial das mudanças nos objetivos do projeto, cronograma, custos e recursos. Isso pode envolver ferramentas de análise de risco e registro de lições aprendidas.
4. Plano de Comunicação:
Implemente estratégias de comunicação com base em um planejamento que assegure que todas as partes interessadas sejam informadas sobre as mudanças e/ou seus impactos. Isso pode envolver o uso de softwares de colaboração e comunicação, como sistemas de gestão de projetos integrados, e-mails e ferramentas de videoconferência.
5. Ferramentas de Software de Gestão de Projetos:
Use softwares de gestão de projetos como o Artia, Microsoft Project e Trello, que oferecem funcionalidades robustas para planejamento de projetos, rastreamento de progresso, gestão de risco e comunicação entre a equipe. Essas ferramentas podem ser usadas para documentar, aprovar e rastrear mudanças no projeto.
6. Análise de Valor Agregado (EVA):
Monitore o desempenho do projeto e avalie o impacto das mudanças nos custos e cronograma do projeto, e para isso a análise de valor agregado pode ser uma técnica poderosa.
7. Reuniões de Revisão de Mudanças:
Organize reuniões regulares com a equipe do projeto e os stakeholders para revisar os status das mudanças, discutir lições aprendidas, registrar problemas, fazer report de risco e de novas solicitações de mudança para tomar decisões sobre os próximos passos.
As ferramentas e técnicas mencionadas oferecem estruturas sólidas para que os gerentes de projeto consigam coordenar as mudanças de forma controlada e transparente.
Ao utilizar essas ferramentas e técnicas em conjunto com a metodologia do PMBOK, os gerentes de projeto podem aumentar as chances de sucesso de seus projetos, minimizar os impactos negativos das mudanças e manter o projeto alinhado com seus objetivos e metas.
Venha com a gente e descubra orientações fundamentais para superar desafios na gestão de projetos sociais.
Há 20 anos, transformamos ideias em projetos e programas de geração de valor compartilhado entre sociedade, governo e empresas. Clique aqui e conheça alguns parceiros atendidos pela Mandu Inovação Social.